WooCommerce Emails konfigurieren und personalisieren
WooCommerce versendet im Zuge des Bestellvorgangs automatisierte Emails an Shopbetreiber:in und Kund:innen. Das ist zwar einerseits praktisch, andererseits bei der Einrichtung des Shops zunächst einmal mit einem gewissen Adaptierungsaufwand verbunden. Die Email-Vorlagen von WooCommerce 1:1 ohne Adaptierung, Konfiguration oder Personalisierung / Branding zu verwenden, ist jedenfalls so gut wie nie ausreichend und wirkt außerdem ohne spezifisches Branding nicht sehr professionell. Daher zeige ich hier, wie von den Grundeinstellungen ausgehend eine personalisierte Konfiguration der wichtigsten Email-Vorlagen umgesetzt werden kann.
Dazu ein Hinweis vorweg: WooCommerce bietet derzeit keine vollständig intuitive Email-Verwaltungsoberfläche für alle Inhalte an. Das bedeutet, dass selbst oft relativ simple Textänderungen häufig direkt in den Email-Template-Dateien wie z.B. customer-processing-order.php vorgenommen werden müssen. Daher kann unter anderem auch an dieser Stelle der Einrichtung eines WooCommerce-Shops die Unterstützung durch eine WordPress Agentur hilfreich sein.
Es gibt zwar einige Plugins für die WooCommerce Email-Templates-Anpassung. Allerdings sind diese großteils – zumindest in ihrer kostenfreien Version oder überhaupt – nicht für die Verwendung mit Germanized ausgelegt, das im deutschsprachigen Raum den rechtssicheren Betrieb eines WooCommerce Shops ermöglicht und an dem (bzw. dem Konkurrenzprodukt German Market) daher kein Weg vorbei führt.
Konfiguration ohne und mit Germanized
Nun schauen wir uns die Email-Einstellungen genauer an: In der Basis-Konfiguration befinden sich unter WooCommerce/ Einstellungen/ Emails insgesamt 11 Email-Vorlagen/ Templates:
Mit Germanized kommen noch weitere 10 Templates hinzu:
Beim Öffnen eines Templates durch Klick auf „Verwalten“ werden die von WooCommerce ohne Germanized bereitgestellten Bearbeitungsmöglichkeiten sichtbar. Weitere Änderungen sind nur direkt über die Template-Datei, wie hier in der customer-processing-order.php, möglich:
Die Bestellbestätigungs-Email sieht unbearbeitet und ohne Germanized so aus, wobei es hier im Dashboard (siehe oben) keine Möglichkeit gibt, den Einleitungstext („vielen Dank für deinen Auftrag“) neu zu formulieren:
Mit Germanized gibt es dann etwas mehr Bearbeitungsmöglichkeiten für die WooCommerce Standard-Emails:
Es sind im unteren Bereich 2 Bearbeitungszeilen hinzugekommen, „BCC-Empfänger“ und „Bestätigung Text“. Der erste Satz des Bestätigungstexts, der bereits von vornherein etwas sinnvoller ist als der von WooCommerce vorgegebene, kann mit Germanized also auch überschrieben werden, ohne die Template-Datei customer-processing-order.php extra zu bearbeiten. Und in der Bestellbestätigungs-Email sieht das dann so aus:
Da es wie oben gezeigt insgesamt 11 WooCommerce Shop-Emails und mit Germanized sogar bis zu 21 Email-Vorlagen gibt, die alle oder teilweise angepasst werden müssen, ist es ratsam, die Templates sorgfältig durchzugehen, diese nach Bedarf zu aktivieren / zu deaktivieren und dafür im WooCommerce Shop-Einrichtungsprozess dafür ausreichend Zeit einzuplanen. Und testen nicht vergessen, bevor die Shop-Kund:innen eventuell falsche, verwirrende oder schlecht gestaltete Emails erhalten!
Die direkte Änderung einer Template-Datei wie z.B. customer-processing-order.php ist folgendermaßen möglich.
1. Template-Datei zum Child Theme kopieren
2. Mit Klick auf „Zeige Template“ öffnen und bearbeiten
3. Mit „Änderungen speichern“ bestätigen
4. Testen!
Achtung, direkt geänderte Template-Datei-Texte werden immer bevorzugt geladen (vor und zusätzlich zu evtl. Germanized-Bearbeitungen), daher am besten die Änderungen entweder über Germanized machen ODER Templates direkt bearbeiten, nicht eine Mischung aus beidem.
Branding
Natürlich wollen wir die WooCommerce Emails noch mit dem eigenen Shop-Branding versehen. Daher scrollen wir unter WooCommerce/ Einstellungen/ Emails ganz nach unten und passen die Design-Vorlage an:
Nun ist das Design der Bestellbestätigung personalisiert. In der Kopfzeile kann auch noch das eigene Logo als Header-Bild eingefügt werden.
WooCommerce Emails: Plugins
Wer für die Personalisierung lieber Inhalt und Design in einem bearbeiten möchte, hat theoretisch noch die Möglichkeit, für die Adaptierung der WooCommerce Emails Plugins zu verwenden. Diese Plugins zeichnen sich zwar durch teilweise gut gestaltete User Dashboards und Eingabemasken aus, allerdings ist wie schon eingangs erwähnt die Verwendung mit Germanized nur begrenzt möglich. Zwei der meistbenutzten Plugins stelle ich kurz vor: Kadence WooCommerce Email Designer und YayMail.
Kadence WooCommerce Email Designer
Dieses Plugin bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Gestaltung des Designs und der Email-Texte der WooCommerce-Templates (ohne Germanized!), wobei die Designeinstellungen (z.B. für den Header) grundsätzlich auf alle verfügbaren Email-Templates angewendet werden, und die Texte einzeln für das jeweilige Email-Template zu bearbeiten sind. Die globalen WooCommerce Email-Designvorlagen in Kadence sind aus meiner Sicht der große Vorteil gegenüber YayMail.
Die Bearbeitung erfolgt über den Customizer und ist weitgehend selbsterklärend, allerdings ist es hilfreich, die Dateinamen der Email-Templates und ihre Zuordnung im Kopf zu haben, da diese beispielsweise nicht als „Bestellbestätigung“ angezeigt werden, sondern unter „Customer Processing Order“, also unter dem Dateinamen des jeweiligen Templates.
Hier zwei Beispiele, wie die Bearbeitungsansichten des Kadence WooCommerce Email Designers aussehen, zuerst ein Teil der Designvorlage, „Header Style“, danach „Email Type and Text“ für die Bearbeitung der Template-Texte, hier „Customer Processing Order“:
Hervorheben möchte ich auch noch die Vorschau-Ansichten, die dieses Plugin direkt generiert (siehe Screenshots). Dies kann einen geringeren Testaufwand bedeuten, da die Änderungen sofort ohne Email-Testversand sichtbar sind. Zusätzlich testen ist trotzdem eine gute Idee ;).
Leider ist es mit Kadence nicht möglich, auch sämtliche von Germanized hinzugefügten Templates zu bearbeiten. So fehlt z.B. die Vorlage customer-shipment.php , sodass nicht alle Vorlagentexte mit Kadence bearbeitet werden können. Kadence bietet auch keine Premium Version inkl. Integration von Germanized. Daher würde ich, wenn alle Vorlagen angepasst werden sollen, im Falle der Verwendung von Germanized (was auf den Großteil aller WooCommerce-Shops in der DACH-Region zutreffen wird), von der Verwendung des Kadence WooCommerce Email Designers eher abraten, und das trotz der ansonsten tollen Features.
YayMail
Im Gegensatz zu Kadence bietet YayMail eine Integration für Germanized, allerdings erst in der Pro-Version ab derzeit $59/ Jahr bzw. $199 für die Lifetime-Lizenz (Stand August 2024).
Leider hat YayMail aus meiner Sicht dafür einen anderen großen Nachteil: Jede einzelne Vorlage muss einzeln gestaltet werden, es gibt kaum globale Style-Settings, nur die Möglichkeit, einzelne Elemente zu klonen / duplizieren und in ein weiteres Email-Template einzufügen. Wenn also der Header überall an den eigenen Brand angepasst werden soll, muss das für jedes Template einzeln, also bis zu 21x gemacht werden. Also mir persönlich ist das zu mühsam. Aber wer unbedingt ein Plugin für WooCommerce Emails mit Germanized verwenden will: Das ist der Preis ;). Und so sieht die Bearbeitungsmaske aus:
Fazit
WooCommerce Emails sind eines der Herzstücke der automatisierten Shop-Verwaltung. Bei der Erstkonfiguration gibt es einiges zu bedenken und zu adaptieren. Am besten auch Germanized von Anfang an mit planen! Ich arbeite bei der Adaptierung der Email-Templates am liebsten ohne Plugins und direkt in den Vorlagen-Dateien, es sind aber auch andere Varianten möglich, wie oben beschrieben. Alles nur eine Frage der persönlichen Vorlieben, der Routine und des zeitlichen Rahmens für das jeweilige WooCommerce-Projekt. Happy mailing!
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Über die Autorin*
Elke ist WordPress-Entwicklerin mit Leib und Seele. Nach beruflichen Stationen im Consulting, Kultur- und Projekt-Management beschäftigt sie sich momentan am liebsten mit HTML, CSS, PHP, SEO, Crêpes und Kaffee. >> Alle Blog-Artikel
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